(495) 916-75-74

Крупные промышленные организации в последнее время нуждаются в учетных системах, объединяющих на базе современных информационных технологий оперативный, бухгалтерский, статистический, управленческий, налоговый, консолидированный и другие виды учета. Такие многоцелевые учетные системы (далее – учетные системы) организуют на предприятиях, чтобы обеспечить группы пользователей требуемой учетной информацией, сохраняя при этом высокий уровень эффективности и экономичности учетных процессов.

Учетная система имеет сложную многокомпонентную структуру, к основным элементам которой можно отнести: основные и вспомогательные учетные процессы, нормативно-правовое обеспечение, организационное обеспечение, входящую и результирующую учетную информацию, персонал, информационную систему и необходимую инфраструктуру. Следует подчеркнуть то, что в силу информационной природы учета все учетные процессы, равно как и иные системные элементы, должны быть гармонично интегрированы в корпоративное информационное пространство предприятия, которое является для учета системой более высокого уровня.

Учетная система - гораздо более сложное образование, чем, например, привычная и понятная учетным работникам система бухгалтерского учета. Соответственно должны быть переосмыслены подходы к организации и обеспечению функционирования системы учета, расширения арсенала применяемых для этого методов и инструментов. Очень важно акцентировать внимание на вопросах обеспечения качества учета. Эта категория проецируется как на результирующую учетную информацию, так и на все структурные элементы учетной системы.

Проблематика качества традиционно раскрывается в дисциплинах маркетинга и менеджмента качества. В настоящей статье привлекаются подходы менеджмента качества (в частности, требования межгосударственных стандартов серии ИСО 900x), чтобы улучшить характеристики организуемой учетной системы. Понятие качества многоаспектно, что позволяет применять данную категорию к любому объекту, призванному удовлетворять требования потребителей. Так, в частности, в стандарте ИСО 8402:1994 «Управление качеством и обеспечение качества» дается следующее определение: «Качество – совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные и предполагаемые потребности».

В данном же случае в роли объекта качества выступает учетная система, включающая учетные процессы и учетную информацию - информационный продукт в информационном обществе. При этом установленные и предполагаемые потребности определяются требованиями групп пользователей учетной информации.

Тогда качество учета означает совокупность характеристик учетной системы, относящихся к ее способности удовлетворять установленные и предполагаемые информационные потребности групп пользователей учетной информацией (собственников предприятия, акционеров, фискальные органы, руководство, органы статистики и т. д.).

Согласно определению качества (а качество является комплексным понятием, характеризующим все структурные элементы учетной системы) далее обозначим следующие основные аспекты данной категории в учете.

1. Качество – это удовлетворение информационных запросов и ожиданий пользователей учетной системы (практическое определение). В этом смысле у учета как практической деятельности есть две целевые области – обеспечение пользователей необходимой информацией, а также возникновение опосредованных эффектов, связанных с положительными последствиями потребления пользователями полученной информации в процессе их деятельности.

2. Качество – это совокупность реализованных в выходной учетной информации характеристик и их значений, связанных с запросами и ожиданиями пользователей (техническое определение). Как правило, среди подобных характеристик информации называют надежность, релевантность, достоверность, своевременность, проверяемость, понятность и т. д.

3. Качество – это совокупность характеристик всех элементов учетной системы, принимающих участие в создании результирующей учетной информации и влияющих на ее качество (компонентное определение). Здесь важно то, что в обеспечении качества учета задействованы все компоненты учетной системы. В этом смысле элементы системы учета равноправны и требуют соответствующего внимания при организации и функционировании учета на предприятии.

Определять качество учета – значит сделать первые шаги на пути привлечения методов и инструментов менеджмента качества к учетной дисциплине и учетной деятельности. Проблематика качества в учете предусматривает основные составляющие, задающие и определяющие уровень качества учетной системы предприятия:система качества, принципы системы качества, а также общие требования системы качества.

Система качества – это совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых, чтобы осуществлять общее руководство качеством учетной системы предприятия. Рассмотрим эти элементы.

Организационная структура обеспечивает учетный процесс и регламентируется внутренними документами предприятия, это совокупность полномочий, обязанностей, ответственности сотрудников предприятия, а также взаимоотношений между ними. Под сотрудниками подразумеваются как непосредственно учетный персонал, так и всех иные лица предприятия, участвующие в организации и обеспечении функционирования учетной системы.

Методика – это установленный способ осуществления деятельности по обеспечению качества учетной системы. Методики документируются, и поэтому рекомендуется их называть «письменными» или «документальными» методиками. Это обстоятельство крайне важно в теории и практике управления качеством, потому что неописанная неформализованная методика не может являться объективным и надежным инструментом учетного процесса.

Обычно в документальную методику включаются: цели и область деятельности, что должно быть сделано и кем, когда, где и как это должно быть сделано; какие материалы, документы и какое оборудование должны быть использованы; каким образом это должно быть проконтролировано и зарегистрировано. Методическое обеспечение учетной системы занимается также процедурными вопросами осуществления основных и вспомогательных учетных процессов на предприятии.

Ресурсы – это то, что позволяет внедрять и улучшать процессы системы качества учета, а также достигать удовлетворенности потребителей учетной информации. Задача руководства предприятия – обеспечить систему качества и вообще учетную систему ресурсами, в том числе: квалифицированным персоналом, инфраструктурой, финансовыми, информационными, производственными, материальными, временными. Заметим, что указанные виды ресурсов задаются потребностями основных и вспомогательных процессов в учете. Значит, внутренняя структура и особенности учетных процессов как раз и определяют то, что необходимо для их реализации.

Процесс включает в себя совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, которая преобразует входящие элементы в выходящие (вход процесса в его выход). Применительно к учетной системе можно подразделять все учетные процессы на основные и вспомогательные, отнеся к последним обеспечивающие процессы, процессы развития и процессы управления.

Отметим, что система управления качеством представляет собой согласованную структуру, действующую на предприятии и включающую эффективные технические и управленческие методы, обеспечивающие самые лучшие и практичные способы взаимодействия элементов учетной системы, чтобы удовлетворять информационные требования групп потребителей к качеству учетной информации, а также экономить расходы на качество.

При этом два возникают важных обстоятельства:

– указанные элементы системы качества не обособлены от учетной системы предприятия. Имеются в виду именно ключевые компоненты, составляющие учетную систему и формирующие качество информационного продукта. В этом смысле система качества - сквозной аспект, проникающий в организационные структуры, методы, ресурсы и процессы учетной системы, чтобы воздействовать на эти ключевые объекты и обеспечивать должный уровень качества как учетной системы в целом, так и самого информационного продукта;

– если на предприятии есть система менеджмента качества, организованная в соответствии с требованиями межгосударственных стандартов серии ИСО 900Х, аспекты качества учетной системы должны рассматриваться и выстраиваться в контексте системы качества всего предприятия. Интеграция здесь будет происходить на уровне соответствующих структурных элементов производственной системы и системы качества: целей, процессов, документации, оргструктуры, методик и т. д.

Система управления качеством разрабатывается соразмерно конкретной учетной деятельности предприятия и обеспечивает проведение выбранной политики в достижении поставленных целей. Масштабы системы качества должны быть соразмерны заданным руководством предприятия задачам и обеспечивать качество в учете.

Таким образом, система качества в учете означает организацию эффективного взаимодействия управляющих и исполнительных подразделений и конкретных лиц, создающих и обеспечивающих функционирование учетной системы предприятия, чтобы придать ей свойства, обеспечивающие удовлетворение информационных запросов групп потребителей учетной информации при минимальном расходовании ресурсов.

Принципы системы качества, как основные правила, определяют построение и функционирование системы качества в учете. Достигать целей в области качества в учете помогают пять ключевых принципов: ориентация на потребителя; роль руководства; вовлечение сотрудников; подход как к процессу; системный подход к управлению. Заимствованы данные принципы из смежной дисциплины менеджмента качества, но они более чем актуальны и в учетных процессах, что подчеркивает универсальность методов и инструментов качества.

Ориентация на пользователя. Учетная система организуется для потребителей учетной информации, зависит от них и потому должна ориентироваться на их имеющиеся и будущие запросы, выполнять текущие требования потребителей и стремиться превзойти их ожидания. Определение информационных потребностей - первый шаг при включении пользователя в процесс создания качественной учетной информации. Для соблюдения данного принципа нужно:

– идентифицировать пользователей учетной системы и классифицировать их по категориям;

– установить требования пользователей учетной информации, имея в виду и выявленные запросы при организации учетной системы;

– обеспечить и всегда совершенствовать механизм обратной связи, позволяющий определять степень удовлетворенности пользователей;

– сделать систему показателей удовлетворенности пользователей основой системы мотивации учетных работников и системы управления учетными процессами, как основной индикатор эффективности и результативности учетной системы.

Пользователей учетной информации удобно классифицировать по группам. Эти группы с различным статусом, преследующие собственные цели по отношению к предприятию, ассоциируют с уровнями управления предприятием. Получается, что следует рассматривать пять уровней управления, охватывающих как внешнюю, так и внутреннюю среду предприятия, а именно: уровень государственного управления, уровень акционеров и контрагентов, уровень управления консолидированной группой, уровень стратегического управления и уровень оперативного управления предприятием. На каждом уровне сосредоточены группы пользователей, чьи цели и задачи определяют требования к необходимой учетной информации, предоставляемой соответствующими видами учета (см. таблицу).

Группы пользователей учетной информацией Уровень управления

Группы пользователей

Цели и задачи пользователей

Требования к учетной информации

Основные применяемые виды учета 1-й уровень

Органы законодательного и нормативного регулирования

Выработка государственной политики и нормативно-правовое регулирование в сфере налоговой, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности

Необходимость соблюдения требований документов нормативно-правового регулирования

Бухгалтерский Статистический Консолидированный Налоговый Налоговые и финансовые органы

Взимание законно установленных налогов и сборов, осуществление контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах налогоплательщиками

Требования к документам, являющимся основанием для исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей, а также пояснениям и документам, подтверждающим правильность исчисления и своевременность уплаты налогов

Бухгалтерский Налоговый Органы статистики

Государственное статистическое наблюдение

Требования к сведениям, необходимым для проведения государственных статистических наблюдений (по формам государственной статистической и бухгалтерской отчетности)

Статистический 2-й уровень

Акционеры, инвесторы, кредиторы, дебиторы и другие контрагенты

Получение прибыли, оценка инвестиций, оценка способности заемщика погасить долг, отсрочка задолженности, вероятность размещения заказов

Информация о состоянии дел на предприятии: экономических ресурсах, дебиторской задолженности, результатах хозяйственных операций, изменяющих ресурсы и обязательства и т.д.

Бухгалтерский 3-й уровень

Руководство головной организации консолидированной группы предприятий

Осуществление эффективного управления консолидированной группой предприятий

Требования к консолидированной отчетности о состоянии требований и обязательств, собственных средств, финансовых результатов, расчет рисков на консолидированной основе

Консолидированный 4-й уровень

Высшее руководство и среднее звено руководства предприятием

Осуществление эффективного управления предприятием

Требования к стратегической и тактической информации для принятия управленческих решений, регулирования и контроля их выполнения

Бухгалтерский Управленческий 5-й Уровень

Оперативный уровень руководства предприятием, служащие

Управление текущими производственными и хозяйственными операциями

Требования к оперативной информации для непосредственного текущего выполнения конкретных производственных и хозяйственных операций

Оперативный

Роль руководства. В любых мероприятиях, регуляризующих ту или иную сторону в деятельности предприятия, огромную роль играет руководство. От руководителей зависит единство целей, направленности и внутренней среды организации. Поддержка со стороны руководства очень важна и в процессе организации учетной системы, потому что руководство располагает специфичным «административным ресурсом», необходимым, чтобы преодолевать сопротивление процессу регуляризации учетной системы со стороны персонала предприятия.

Задача руководства - обеспечение атмосферы доверия, инициирование, признание и поощрение вклада людей, поддержка открытых и честных взаимоотношений. Такая атмосфера максимально способствует раскрытию творческих возможностей учетных работников и лучшему решению задач качества в учете. Руководство должно постоянно заботиться об обучении персонала и обеспечивать решение задач качества необходимыми ресурсами.

Вовлечение сотрудников. Как показывает практика, человеческий фактор имеет первостепенное значение для решения проблемы качества. С точки зрения человеческого фактора главная задача – заинтересованность работников в повышении качества продукции. Только интерес, подкрепленный хорошей материальной базой, способен реально обеспечить повышение качества в учете. Работники всех уровней - это сущность организации. Полное вовлечение работников дает возможность использовать их способности на благо предприятия. Система качества и ее механизмы должны побуждать работника заботиться о постоянном улучшении качества учетных процессов, брать на себя ответственность в решении проблем качества, активно повышать свои знания, передавать знания и опыт коллегам.

Персонал при этом рассматривается как самый важный актив предприятия. Поэтому необходимо максимально раскрыть и использовать творческий потенциал сотрудников, участвующих в организации и обеспечении функционирования учетной системы.

Эти люди должны знать, понимать и принять к исполнению все нужные требования, предъявляемые к их работе; знать, как выполнить работу и почему она должна быть сделана; иметь материалы, инструменты, соответствующую подготовку и информацию, необходимые для выполнения работы; быть способны измерить и оценить результаты своей работы; знать, что делать, если результат неудовлетворительный; хотеть сделать работу хорошо; получать необходимые указания.

При полной вовлеченности сотрудников достигается синергетический эффект, когда совокупный результат коллективной работы существенно превосходит сумму результатов отдельных исполнителей.

Подход как к процессу. При создании эффективной учетной системы одно из основных направлений - применение процессного подхода при организации и обеспечении ее функционирования. Как уже упоминалось выше, под процессом в менеджменте качества понимают последовательность действий, которые создают дополнительные ценности, преобразовывая с помощью ресурсов входящие элементы в требуемые выходящие.

Качество процесса характеризуется его результативностью, эффективностью и гибкостью. Результативность процесса отражает степень соответствия фактического выхода процесса планируемому результату. Эффективность процесса показывает, насколько хорошо используются выделенные ресурсы. Гибкость процесса (эластичность, способность к адаптации) означает приспосабливаемость к изменениям условий за счет внешних и внутренних причин.

Процессный подход к созданию учетной системы подразумевает: четкое разграничение операций во времени и пространстве; фиксацию и регистрацию входных и выходных данных каждого процесса; своевременное назначение руководителя процесса или процедуры с определением его полномочий и ответственности; организацию управления процессами и переходов между операциями процесса; нацеленность на конечный результат.

Чтобы систематизировать учетные процессы, предлагается привлечь категории самого процессного подхода и в основу классификации положить понятия, применяемые в менеджменте. В этом случае учетные процессы следует разделить на основные и вспомогательные.

Основные учетные процессы непосредственно ориентированы на создание учетной информации, имеющей ценность для групп пользователей. Пример основных учетных процессов может являться базовая форма бухгалтерской процедуры, включающая регистрацию, группировку и интерпретацию фактов хозяйственной жизни.

Вспомогательные учетные процессы не участвуют непосредственно в обработке информационного потока. К таковым относят обеспечивающие процессы, процессы развития и процессы управления.

Обеспечивающие процессы должны создавать условия для выполнения основных учетных процессов. В общем виде они обеспечивают ресурсами все процессы учетной системы. Имеются в виду техническое оснащение рабочих мест средствами труда, соблюдение условий научной организации труда на рабочих местах, обслуживание рабочих мест, снабжение средствами связи и средствами автоматизации, управление персоналом, предоставление нормативно-справочной информации, организация технической безопасности и профтехсанитарии и т. д. К процессам обеспечения условно можно отнести и процессы качества учетной системы, среди которых:

– ответственность руководства, которое в соответствии со стандартами качества должно обеспечить разработку политики качества, планирование, администрирование и анализ качества;

– менеджмент ресурсов, помогающий предприятию в соответствии со стандартами качества определить и своевременно предоставить ресурсы, необходимые для внедрения и улучшения процессов системы менеджмента качества, а также для достижения удовлетворенности пользователей учетной системы;

– жизненный цикл информационного продукта, в том числе непосредственное создание учетной информации, предполагающее обеспечение управления всеми учетными процессами. Предприятие должно проанализировать взаимодействие процессов, понимая, что выходной элемент одного процесса часто служит входным элементом другого;

– измерение и улучшение, в рамках которых предприятие должно определить методики, необходимые для идентификации областей улучшения общей эффективности и продуктивности систем качества в учете.

Названные процессы и те обязанности, полномочия, процедуры и ресурсы, которые связаны с ними, должны быть определены и применены в той или иной конкретной последовательности. Кроме того, учетная система требует координации и совместимости составляющих ее процессов.

Процессы развития включают в себя процессы совершенствования производимой учетной информации, технологии, инфраструктуры, а также инновационные процессы. В качестве примера можно привести один из возможных профилей жизненного цикла работ, связанных с созданием информационной системы учета в соответствии с ГОСТами 34-й серии: формирование требований, разработка концепции, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение.

Процессы управления охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого процесса и учетной системы в целом. Классифицировать процессы управления можно, взяв за основу классическое разделение на планирование, организацию, мотивацию и контроль. Так, например, к аспектам текущего планирования относится разработка учетной политики предприятия. Процессы организации подразумевают эффективное сочетание процессов живого труда с материальными элементами. Нормирование и материальное стимулирование способствуют повышению производительности и качества труда. Контроль включает вопросы функционирования подсистемы внутреннего аудита.

Если применяется данный принцип, управление результатами процесса переходит в управление самими учетными процессами.

Системный подход. Системный подход предлагает рассматривать учет как систему взаимосвязанных элементов. Принцип системности проявляется следующим образом: определение системы путем установления структурных компонент, влияющих на заданные цели; структуризация системы для достижения цели оптимальным способом; понимание взаимосвязи между элементами в системе; непрерывное совершенствование системы на базе оценки и аттестации; установление в деятельности приоритета согласования ресурсов.

Далее идея использования процессного подхода при определении структурного содержания системы учета требует обозначить ключевые элементы учетного процесса. В соответствии со стандартом функционального моделирования IDEF0 (описание бизнес-процессов в менеджменте и информатике) к основным элементам любого процесса относятся выход, вход, управление и ресурсы.

Выход – результат выполнения учетного процесса. Он предоставляется «получателям» вне или внутри учетной системы. В целом выходом учетной системы является результирующая учетная информация, которая должна удовлетворить информационные потребности групп пользователей.

Вход – информация о фактах хозяйственной жизни предприятия (первичная информация). Ее использует учетный процесс для создания результирующей учетной информации. Подчеркнем, что сведения об отдельных фактах хозяйственной жизни преобразуются в учетной системе в информационную характеристику хозяйственного процесса всего предприятия. Он и является в учете объектом исследования.

Фактор управления регулирует и определяет последовательность выполнения основных и вспомогательных процессов в учетной системе. За основу элементов управления учетной системой можно взять систему регулирования бухгалтерского учета в России, предусматривающую законодательный, нормативный, методический и организационный уровни.

Ресурсы – то, с помощью чего осуществляется процесс. К основным ресурсам учетного процесса следует отнести: персонал, информационную систему, а также необходимую инфраструктуру, включающую, например, рабочие места учетных работников.

Таким образом, структурную организацию учетной системы можно понимать как совокупность основных и вспомогательных учетных процессов, которые организуются с целью удовлетворения информационных потребностей пользователей путем преобразования первичной информации в результирующую учетную информацию в соответствии с заданным нормативно-правовым, методическим и организационным обеспечением при задействии необходимых ресурсов.

Подчеркнем, что цели организации и функционирования учетной системы всегда заданы и определены системами более высокого уровня, а именно системой управления предприятием и его внешней средой.

Общие требования системы качества включают требования в области организации системы качества на базе процессного подхода, а также в области документирования.

Требования к процессам. Предприятие должно разработать, задокументировать, внедрить, поддерживать в рабочем состоянии учет и постоянно улучшать его систему качества. При этом следует: идентифицировать процессы, необходимые для системы качества; установить последовательность и взаимодействие этих процессов; определить критерии и методы обеспечения эффективной работы и управления этими процессами; подготавливать информацию, необходимую для поддержки работы и контролирования этих процессов; измерять, контролировать и анализировать эти процессы и осуществлять меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения.

Требования к документации. В документации качества должно содержаться подробное описание учетной системы, а также информацию, следуя которой можно четко воспроизвести последовательность и характеристики выполняемых в системе работ. Иерархия документации системы качества, как правило, имеет четыре уровня: руководство по качеству; документированные процедуры, методологические инструкции; рабочие и контрольные инструкции; нормативная документация и техническая литература.

Уровень 1. Общее руководство по качеству включает: область применения системы качества в учете; документированные процедуры, созданные для системы качества или ссылки на них, описание взаимодействия между процессами системы качества, необходимые приложения.

Уровень 2. Представляет собой документы, описывающие общие процедуры учетной системы (и не содержащие поименного указания исполнителей). Документ может сопровождаться структурной схемой подразделения с распределением в нем функциональных обязанностей. Он описывает для каждого структурного подразделения процедуры и обязанности и включает: функции подразделения; организацию подразделения и обязанности, ответственности, функции и роль каждого; ссылки на операционные инструкции.

Уровень 3. Этот уровень касается операционных и рабочих инструкций, описывающих шаг за шагом, как можно выполнить конкретную простую операцию в системе учета. В рабочие инструкции входят: технологические карты, специальные разделы проектов выполнения работ, схемы операционного контроля и т. д.

Уровень 4. Нормативная документация и техническая литература. В раздел может входить несколько подразделов, в том числе: нормы и стандарты; регламенты требования к качеству; проектно-сметная документация.

Глубина документации системы качества определяется: размером и видом предприятия, сложностью и взаимодействием учетных процессов, компетенцией персонала. При этом документированные процедуры и документы можно хранить в любой форме или на любом носителе.

В заключение отметим, что элементы системы качества в том или ином виде встречаются в учете, часто не имея отношения к применению методов и подходов менеджмента качества (например, учетные процедуры, документы, регламенты, рабочие инструкции, идентифицированные требования пользователей и т. д.).

Но организация системы качества в учете делает возможным упорядочить ключевые факторы, влияющие на создание и эффективное функционирование многоцелевой учетной системы, сделать учетные процессы управляемыми, положительно влиять на формирование качества результатной учетной информации в течение всего информационного цикла. В свою очередь, это позволяет успешно удовлетворить разнородные информационные потребности групп пользователей учетной информации, ограничиваясь минимальными для предприятия затратами и рисками.